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Enregistrements téléphoniques au travail : déclaration simplifiée

La commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) a décidé d'adopter une norme simplifiée relative à la déclaration des traitements visant à écouter et enregistrer les appels émis et reçus par l'employé sur le lieu de travail. Pour mettre en place ces formalités déclaratives simplifiées, les entreprises doivent répondre aux prescriptions de la délibération du 27 novembre 2014 qui vient d'être publiée au journal officiel

Quels dispositifs d'écoutes concernés. - La procédure de déclaration simplifiée de conformité à la norme des traitements automatisés peut être utilisée par les organismes publics ou privés relatifs à l'écoute et à l'enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail qui répondent aux finalités suivantes :

-la formation des employés ;

-l'évaluation des employés ;

-l'amélioration de la qualité du service.

La norme simplifiée est applicable aux documents d'analyse, tels que les comptes-rendus ou les grilles d'analyse réalisés dans le cadre des écoutes et des enregistrements, dans la mesure où ils poursuivent l'une ou plusieurs de ces finalités.

Dispositifs exclus. - Sont exclus du champ de cette norme :

-les traitements réalisés par des organismes dont les missions consistent à collecter des données sensibles ;

-les enregistrements audiovisuels ;

-les écoutes et les enregistrements faisant l'objet d'un couplage avec des données provenant d'une capture d'écran du poste informatique de l'employé ;

-l'enregistrement permanent ou systématique des appels sur le lieu de travail, y compris à des fins probatoires.

Informations collectées et traitées. - Les données traitées incluent les enregistrements sonores. Dans le cadre de l'élaboration des documents d'analyse tels que des comptes rendus ou des grilles d'analyse, les données collectées et traitées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités définies ci-dessus. Elles peuvent porter sur :

- les données d'identification de l'employé et de l'évaluateur ;

- les informations techniques relatives à l'appel (date, heure et durée de l'appel) ;

- l'évaluation professionnelle de l'employé.

Destinataires et personnes habilitées à traiter les données. - Les personnes chargées de la formation des employés, de leur évaluation et de l'amélioration de la qualité du service peuvent, dans les limites de leurs attributions respectives, avoir accès aux données à caractère personnel collectées

Durées de conservation des données. - Les données ne peuvent être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité justifiant leur traitement. Les enregistrements ne doivent pas être conservés au-delà de six mois à compter de leur collecte. La durée de conservation des documents d'analyse (comptes rendus et grilles d'analyse) établis dans le cadre d'une écoute directe ou différée des appels est fixée à un an maximum.

Information et exercice des droits des personnes. - Les employés ainsi que leurs interlocuteurs doivent être informés :

- de l'identité du responsable de traitement ;

-de la finalité ou des finalités poursuivie(s) par le traitement ;

- des catégories de données traitées ;

-des destinataires ou catégories de destinataires des données ;

- de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition ainsi que des modalités d'exercice de ces derniers ;

- le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d'un Etat non membre de l'Union européenne.

Les personnes doivent être informées de leur droit d'opposition avant la fin de la collecte des données les concernant, pour être en mesure d'exercer ce droit.

Délib. CNIL 2014-474 du 27 novembre 2014 , JO 6 janvier 2015

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