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Dans le cadre des formalités d’entreprises, les avocats témoignent de difficultés résultant des divergences de pratiques entre les greffes. Aussi, le Conseil national des Barreaux (CNB) préconise une harmonisation et une régulation de ces pratiques.

Les divergences de pratiques constatées par les avocats

Les retours d'expériences des avocats ont mis en lumière des divergences entre les greffes portant principalement sur les points suivants :

-les justificatifs à fournir : s'agissant du domicile du dirigeant, certains greffes excluent par exemple les factures de téléphone mobile, tandis que d’autres vont jusqu’à demander des documents avec QR code. De la même façon, concernant le contrôle de l’identité des dirigeants, certains documents supplémentaires sont parfois exigés en plus des pièces d’identité déjà transmises via le guichet unique ;

-la délivrance des extraits KBis : dans le cas de professions réglementées, certains greffes subordonnent cette délivrance à la preuve préalable d’une inscription ordinale, alors que d’autres le font sans vérification préalable ou se contentent d’une attestation de formalité en cours ;

-le contenu des extraits KBis : des disparités ont été relevées dans la présentation des extraits, par exemple certains greffes ont fait disparaître la mention explicite des associés indéfiniment responsables pour certaines formes sociales, alors que d’autres continuent de faire figurer cette qualité de manière détaillée ;

-la déclaration des bénéficiaires effectifs dont les modalités diffèrent selon les greffes en présence de mineurs ;

-Enfin, des disparités significatives ont été observées concernant les délais ou encore dans la facturation pour des formalités identiques.

Les difficultés et préjudices en découlant

Ces pratiques hétérogènes ont notamment pour conséquences :

-une insécurité juridique préjudiciable aux déclarants et opérateurs économiques ;

-une atteinte au principe d’égalité devant la loi ;

-un allongement potentiel des délais de réalisation des formalités pour cause de dossier « involontairement » incomplet et démarches à recommencer.

Les recommandations du CNB pour harmoniser et réguler les pratiques

Faire du juge commis à la surveillance du RCS le pilier de l’harmonisation.- En matière d’inscriptions au registre du commerce et des sociétés (RCS), le greffier est seul compétent et habilité à contrôler et apprécier la validité des demandes. En cas de contestation et pour tout recours exercé contre une décision de refus du greffier, le déclarant peut saisir le juge commis à la surveillance du RCS.

De par leur importance en matière de formalités et pratiques liées au RCS, le CNB recommande de promouvoir la diffusion des décisions rendues par ces juges :

-en mettant en open data toutes ces décisions pour en assurer la libre accessibilité et en créant une base nationale de jurisprudence des juges commis à la surveillance du RCS ;

-en adoptant une circulaire invitant aussi bien les juges commis que les greffes à tenir compte des décisions rendues par leurs homologues pour garantir une harmonisation des pratiques sur l’ensemble du territoire.

Imputer aux greffes les frais en cas de rejet infondé.- Par ailleurs, lorsque, en cas de recours, le juge commis à la surveillance du RCS donne raison au déclarant, le CNB préconise que les frais occasionnés par la procédure de contestation soient alors mis à la charge du greffe et ce, afin d'éviter les refus abusifs.

À défaut, la peine est double pour le déclarant qui, en plus du temps perdu à cause d’un rejet infondé, doit en outre supporter le coût de la requête ayant dû être déposée pour faire valoir ses droits.

Actualité du CNB du 26 mai 2026 et rapport « Le juge commis à la surveillance du RCS » adopté par l'assemblée générale du CNB des 21 et 22 mai 2026